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63 借助电子邮件进行沟通技巧（第2页）

63.借助电子邮件进行沟通技巧

电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、用于出国留学的联络、亲人朋友之间的通信等。

作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。

在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。

最牛女秘书的“邮件门”

事件，就是一个典型。

下面是使用电子邮件沟通的注意事项：

（1）沟通的对象问题。

业务沟通中间，有主沟通对象（决策人）、辅沟通对象（执行人）、监督评估对象（审核人）等，使用电子邮件沟通时，这个规则依然没有发生变化，发送邮件之前，必须确认对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

（2）认真撰写电子邮件的内容。

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。

若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。

在撰写电子邮件时，下面三点尤其必须注意。

①避免滥用电子邮件。

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。

对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。

所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”

②慎选电子邮件功能。

现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。

这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。

③写作中的情绪问题。

邮件也是“信件”

的一种，具有“白纸黑字”

的特征，也许发出邮件信息会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。

因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免他日落人笑柄。

专家支招

（1）明确主题。

一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。

若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

（2）语言要流畅。

电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。

尽量别写生僻字、异体字。

引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

（3）内容要简洁。

网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

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